|
|
Breve fra DIS af 10. januar 2007 og 7. marts 2007 om eksistensen af e-mail korrespondancen |
Kommentarer
Spørgsmål og kommentarer er velkomne på family@dishostfamily.dk 2008-02-25 version 1 |
DIS
DENMARK'S INTERNATIONAL STUDY PROGRAM OCR-kopi - boligkoordinatorens navn er anonymiseret - Jette xxxx
Datatilsynet København, den 10. januar 2007 J.nr. 2006-071-0007 Som svar pa Datatilsynets brev af 9. januar 2007 vedrørende klage over manglende indsigt efter persondataloven fra Leif Olsen m.fl. skal jeg anføre følgende: Vi har, jf. vedlagte kopi af brev fra mig til Leif Olsen af 21. december 2005, desværre haft det uheld at det ringbind hvori jeg opbevarede hans sag i form af modtagne breve, kopier af modtagne e-mails og kopier af afsendte breve og e-mails, er forsvundet. Ringbindet er ikke siden dukket op. Som det fremgår af brevet holdt Jette xxxx op hos os i august 2005, og hendes efterfølger har makuleret forskellige gamle arkiver, som hun ikke har haft brug for i sit arbejde. Til det i brevet anførte kan jeg tilføje, at Jettes efterfølger straks ved sin ansættelse oprettede sit eget elektroniske mailsystem. Jettes efterladte elektroniske kopier, som var arkiveret under Jettes navn, blev opbevaret en periode, så efterfølgeren havde mulighed for, hvis der blev brug for det, at gå tilbage til dem. Det viste sig, at det var der ikke brug for, og siden er Jettes elektroniske kopier blevet slettet. Til de fire spørgsmal skal jeg svare følgende: 1. Hvorledes det skal forstås, at e-mail-korrespondancen mellem Jette xxxx og den pågældende studerende pr. 29. oktober 2003 var blevet arkiveret, Jeg ved det ikke med sikkerhed, men jeg mener at huske at Jette dels arkiverede vigtige fotokopier i et ringbind, og dels har hun formodentligt ladet elektroniske kopier forblive i sin e-mail-kopibakke i sin computer. 2. om de pågældende e-mails var slettet fra DIS' elektroniske system/computer pr. 29. oktober 2003. eller Jeg formodes, som nævnt ikke hun har slettet dem umiddelbart. DIS har ikke en virksomhedspolitik desangående, men hvis folk formoder at de eventuelt senere skal vende tilbage til en e-mail, så sletter de den formodentligt ikke. 3. om de pågældende e-mails var printet ud og sat i et ringbind, men tillige blev opbevaret i DIS' elektroniske system/computer pr. 29. Oktober 2003, og i bekræftende fald Besvaret bekræftende ovenfor. 4. om de pågældende e-mails blev opbevaret i DIS' elektroniske system/computer pr. 10. december 2003. Besvaret bekræftende ovenfor. Sletningen of Jettes gamle e-mail-kopier er, jf. ovenfor, først sket noget efter at Jette holdt op hos os i august 2005. Med venlig hilsen Anders Uhrskov Direktør
DENMARK'S INTERNATIONAL STUDY PROGRAM OCR-kopi
Datatilsynet København den 7. marts 2007 J.nr. 2006-071-0007 Som svar pa Datatilsynets brev af 26. februar 2007 skal jeg anføre følgende: 1. Om DIS, inden organisationen besvarede indsigtsbegæringen af 9. december 2003 og de supplerende spørgsmål af 13. januar 2004, havde undersøgt om den omhandlede e-postkorrespondance var slettet, I brev af 23. december 2003 anførte jeg "at Leif Olsen og Kirsten Mahr er slettet af vor database, således at de pågældende ikke figurerer som personoplysninger hos os." Den her anførte sletning refererede til sletning af personoplysninger i vor database som anvendes i en mailingliste til brug for henvendelser til værtsfamilier og i et register eller elektronisk kartotek over værtsfamilier, hvori den særligt citerede sætning "deleted due to, etc." var anført. I brev af 15. januar 2004 anførte jeg "at det (af dem) nævnte materiale er slettet". Den her anførte sletning refererede endnu en gang til de tidligere nævnte sletninger, siden Olsens advokat rekapitulerede hvad der allerede var slettet. Desuden refererede den til, at vi pa advokatens supplerende begæring af 13. januar 2004 yderligere havde slettet evalueringsskemaerne samt at Jette yderligere havde slettet den elektroniske kopi af e-mailkorrespondancen med den studerede, som sagen drejede sig om. 2. og hvis dette ikke var tilfældet, pa hvilket grundlag DIS da anførte, at korrespondancen var slettet. Som det fremgår af svaret pa spørgsmål 1 var korrespondancen slettet. Dvs. helt nøjagtigt, Jette havde i januar 2004 mundtligt sagt til mig, at hun havde slettet den. 3. Om der kan gives en forklaring pa, hvorfor organisationen har afgivet tilsyneladende modstridende oplysninger. Tre år senere, i januar 2007, blev jeg of Datatilsynet spurgt "Hvorledes skal det forstås, at email-korrespondancen mellem Jette xxxx og den pågældende studerende pr. 29. oktober 2003 var blevet arkiveret." På det tidspunkt var min egen mappe hvor jeg opbevarede korrespondancen om Olsens efterhånden særdeles omfattende sag desværre bortkommet. Det skete i efteråret 2005. Samtidig var Jette holdt op hos os i august 2005, og var i øvrigt flyttet til Spanien. Jeg burde naturligvis slet ikke have besvaret Datatilsynets spørgsmål, da det vedrørte Jette og ikke mig selv. Som led i min almindelige beredvillighed til at lukke denne sag, som tilsyneladende er uden grænser og uden ende, besvarede jeg imidlertid Datatilsynets spørgsmål efter bedste evne. Jeg skrev den 10. januar 2007: "Jeg ved det ikke med sikkerhed, men jeg mener at huske at Jette dels arkiverede vigtige fotokopier i et ringbind, og dels har hun formodentligt ladet elektroniske kopier forblive i sin e-mail-kopibakke i sin computer." Når jeg i dag genlæser mit generelle svar af 10. januar 2007 på et helt konkret spørgsmål, og sammenholder det med mit brev af 15. januar 2004 (som jeg ikke havde i januar 2007, fordi det var arkiveret i det bortkomne ringbind) kan jeg godt se den "manglende overensstemmelse". Den beror helt klart på at jeg i januar 2007 tydeligvis ikke havde det present, at jeg faktisk tre år tidligere, i januar 2003, havde videreekspederet den oplysning, at den konkrete e-mailkorrespondance var blevet slettet. Konklusionen er, at den konkrete e-mail-korrespondance, efter hvad Jette havde oplyst til mig i 2004, var slettet, men at jeg ikke i 2007 havde det present, da jeg i generelle vendinger omtalte vore procedurer. Såfremt det her beskrevne forløb skulle resultere i at Datatilsynet skulle konkludere at det er mig, og ikke Olsen, der har gjort noget strafbart, ser jeg naturligvis med usvækket interesse frem til sagens videre forløb. 4. Hvilke sikkerhedsforanstaltninger har DIS truffet i forbindelse med opbevaringen af ringbindet, jf. persondatalovens § 41, stk 3. Jeg er desværre ikke bekendt med den pågældende paragrafs indhold (og Datatilsynet ulejliger sig ikke med at anføre det). Derfor kan jeg bare fortælle, hvordan sagen faktisk forholdt sig. Mit ringbind, vist nok benævnt "Personsager", var udstyret med et alfabetfaneblad og indeholdt forskellig personrelateret korrespondance, som ikke hørte hjemme i andre ringbind, herunder Olsen korrespondancen. Ringbindet stod, sammen med mindst 50 andre ringbind, på en åben reol bag mit skrivebord. Mit kontor er principielt aflåst, når jeg ikke er der. Jeg medbringer i et vist omfang mine ringbind til møder rundt i huset, og mit kontor benyttes når jeg ikke er der i et vist omfang som ekstra møderum. 5. Hvad har DIS efterfølgende foretaget sig for at tilvejebringe det pågæ1dende ringbind. Jeg efterlyste den 9. december 2005 i vedlagte email til "allstaff' det forsvundne ringbind. Desværre uden held. Med venlig hilsen Anders Uhrskov Direktør Hvad det hele egentlig gik ud på kort fortalt gå til
|
